在手动密集架的基础上，配置智能集成管理系统，由一套管理软件进行控制管理。实现档案的条目级管理、档案实物管理、库房及密集架内温湿度的管理控制。档案录入完成后，自动生成识别码、并主动打印条形码，在上架过程中通过无线扫描仪扫描，无线扫描仪自动将存放位置传输给数据库，无需人工输入存放位置。
可根据档号、档案名称、关键词等查找条件，计算机自动检索文件，可同时实现无数份档案在同一密集架通道或不同密集架通道上的存取，并在电脑与每列密集架的液晶显示屏中清晰显示，使档案存取更方便、更快捷。
无序存放，有序管理，高度智能化：在整个档案存取的过程中，具有主控电脑与密集架的双向通讯功能。主控电脑将存/取档信息发送到每列密集架终端，并每列相关液晶显示屏上清晰显示，并发出提示信号。
档案员可根据提示信号择优进行存取工作；在存/取档过程中密集架终端将相关信息发送给主控电脑。在档案存放（还库）时，当档案位置变更时，智能系统会自动记录新的档案存放位置，使存取简单有序、方便快捷，提高工作效率，达到高度智能化。
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