第一首先是存储量方面的区别:同样的档案室,如果使用密集柜,存放档案,他的存储量是常规文件柜的3到4倍。
第二是在耐用方面:密集柜的使用寿命一般都在10-20年以上,按操作不同分为:手动密集柜、电动式密集柜、智能密集柜。智能型档案密集架及集成管理系统。由一套管理软件进行控制管理。实现档案的条目级管理、档案实物管理、库房及密集架内温湿度的管理控制。无序存放,有序管理,高度智能化。在整个档案存取的过程中,具有主控电脑与密集架的双向通讯功能。主控电脑将存/取档信息发送到每列密集架终端,而普通的文件柜,一般在3到5年。
第三是外观方面:密集柜的外面更显档次,大气并每列相关液晶显示屏一清晰显示,并发出提示信号,档案员可根据提示信号择优进行存取工作;在存/取档过程中密集架终端将相关信息发送给主控电脑。在档案存放(还库)时,当档案位置变更时,智能系统会自动记录新的档案存放位置。
第四是档案查阅方面:使用密集柜存取简单有序、方便快捷,提高工作效率。